MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ VAI TRÒ CỦA BAN ĐIỀU HÀNH

Tổ chức rõ ràng – Điều hành minh bạch – Kết nối hiệu quả

“Một mô hình tổ chức hiệu quả phải giúp thành viên biết rõ ai phụ trách, việc gì được thực hiện, quyết định được đưa ra như thế nào và quyền lợi chung được bảo vệ ra sao.”

Nguyên tắc tổ chức

CLB được tổ chức theo hướng gọn, linh hoạt và phù hợp với từng giai đoạn phát triển. Hoạt động điều hành dựa trên Quy chế CLB, sự phân công rõ trách nhiệm, trao đổi dân chủ, lưu giữ hồ sơ và công khai những nội dung cần thiết đến thành viên.

CLB hoạt động độc lập, không nằm trong kế hoạch kinh doanh hoặc kế hoạch phát triển của SAPIEN. SAPIEN là tổ chức bảo trợ ban đầu; trong tương lai CLB có thể tiếp nhận thêm các tổ chức bảo trợ phù hợp mà không làm thay đổi quyền tự chủ của Ban Điều hành.

Mô hình tổ chức

• Cộng đồng thành viên: Là nền tảng của CLB, tham gia hoạt động, đóng góp ý kiến, chia sẻ giá trị, thực hiện quyền và nghĩa vụ theo Quy chế.
• Ban Điều hành: Là bộ phận tổ chức và điều phối hoạt động thường xuyên; chịu trách nhiệm trước tập thể thành viên về kế hoạch, chất lượng hoạt động và uy tín của CLB.
• Chủ tịch CLB: Lãnh đạo chung, đại diện CLB trong phạm vi được giao, chủ trì các cuộc họp và phê duyệt những nội dung thuộc thẩm quyền.
• Các vị trí và bộ phận hỗ trợ: Phó Chủ tịch, Ban Thư ký, Ban Thành viên, Ban Nội dung – Truyền thông, Ban Kết nối kinh doanh và các bộ phận cần thiết được thành lập, điều chỉnh theo quyết định của Ban Điều hành[cite: 4].

Sáu vai trò trọng tâm của Ban Điều hành

1. Định hướng và lập kế hoạch: Xác định chương trình hoạt động theo tháng, quý và năm; lựa chọn nội dung phù hợp với mục tiêu, nguồn lực và nhu cầu của thành viên[cite: 4].
2. Quản lý thành viên: Tiếp nhận, thẩm định, công nhận, cập nhật thông tin; hướng dẫn thành viên thực hiện quyền, nghĩa vụ và văn hóa ứng xử của CLB[cite: 4].
3. Tổ chức hoạt động: Điều phối hội nghị, tọa đàm, đào tạo, tham quan, giao lưu và các chương trình chia sẻ giá trị[cite: 4].
4. Kiểm soát nội dung và kết nối: Xem xét thông tin trước khi công bố; thẩm định đề nghị giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và nhu cầu hợp tác; tạm dừng hoặc gỡ nội dung không còn phù hợp[cite: 4].
5. Quản lý nguồn lực và hồ sơ: Thực hiện thu – chi, quản lý tài sản, dữ liệu, biểu mẫu, biên bản và báo cáo theo nguyên tắc minh bạch, đúng thẩm quyền[cite: 4].
6. Bảo vệ uy tín và xử lý phát sinh: Tiếp nhận phản ánh, hòa giải bất đồng, xử lý vi phạm theo Quy chế và chủ động kiểm soát các rủi ro ảnh hưởng đến CLB[cite: 4].

Cách thức ra quyết định

Các vấn đề thuộc phạm vi tập thể được thảo luận tại cuộc họp Ban Điều hành và quyết định theo nguyên tắc đa số, trừ trường hợp Quy chế có quy định khác[cite: 4]. Nội dung quan trọng phải được lập biên bản, xác định người thực hiện, thời hạn và kết quả cần báo cáo[cite: 4]. Trường hợp cần xử lý khẩn cấp, người có thẩm quyền có thể quyết định trong phạm vi được giao và báo cáo lại Ban Điều hành tại cuộc họp gần nhất[cite: 4].

Thành viên phối hợp với Ban Điều hành

Thành viên chủ động cập nhật thông tin, đăng ký hoạt động đúng biểu mẫu, cung cấp hồ sơ cần thiết, tuân thủ quyết định đã được phê duyệt và phản hồi kết quả sau mỗi chương trình kết nối[cite: 4]. Sự tham gia tích cực của thành viên giúp Ban Điều hành phục vụ đúng nhu cầu và nâng cao chất lượng hoạt động chung[cite: 4].